Zarządzenie Nr 219/09
Z A R Z Ą D Z E N I E NR 219/09
W Ó J T A G M I N Y PŁASKA
Z DNIA 29 PAŹDZIERNIKA 2009 R.
w sprawie zasad zakupu, przydziału i użytkowania telefonów komórkowych
w Urzędzie Gminy Płaska i gminnych samorządowych jednostkach organizacyjnych
Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt. 3 i art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1805, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568 oraz z 2004 r. Nr 102, poz. 1055 i Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420) zarządza się, co następuje:
§ 1. Wprowadza się w Urzędzie Gminy Płaska i jednostkach organizacyjnych zasady zakupu, przydziału i użytkowania telefonów komórkowych do celów służbowych, stanowiących mienie Gminy Płaska, określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Urzędu Gminy Płaska, pracownikowi ds. organizacyjnych, kancelaryjnych i kadrowych, pracownikowi ds. księgowości budżetowej oraz kierownikom jednostek organizacyjnych gminy.
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik do Zarządzenia
Nr 219/2009 Wójta Gminy Płaska
z dnia 29 października 2009 roku
Zasady zakupu, przydziału i użytkowania telefonów komórkowych
Przedmiot (cel)
Głównym celem zarządzenia jest określenie zasad obowiązujących w zakresie nabywania, przyjęcia oraz użytkowania telefonów komórkowych dla pracowników Urzędu Gminy Płaska, zwanego dalej „Urzędem” oraz pracowników gminnych samorządowych jednostek organizacyjnych, zwanych dalej „Jednostkami”.
Ilekroć w niniejszym dokumencie mowa o:
Roamingu - należy przez to rozumieć jako możliwość korzystania z usług w czasie pobytu poza granicami kraju,
Połączeniach międzynarodowych - należy przez to rozumieć jako możliwość połączeń z abonentami innych krajów,
Karcie SIM - należy przez to rozumieć jako kartę elektroniczną wewnątrz aparatu przechowującą dane o numerze abonenckim, numerze PIN i PUK oraz inne dane wpisywane bezpośrednio przez użytkownika,
Numerze PIN - należy przez to rozumieć kod dostępu do aparatu, konieczny do jego uruchomienia,
Numerze PUK - należy przez to rozumieć kod serwisowy do aparatu, umożliwiający odblokowanie aparatu w przypadku trzykrotnego błędu przy wpisywaniu numeru PIN,
Administratorze - należy przez to rozumieć wyznaczoną osobę przez Wójta Gminy Płaska,
„Użytkowniku” - należy przez to rozumieć wyznaczonych pracowników Urzędu Gminy Płaska i jednostek organizacyjnych,
„Ścieżce akceptacji” - należy przez to rozumieć schemat obiegu wszystkich wniosków wymienionych w niniejszych „Zasadach”.
Zakres stosowania
Zarządzenie obejmuje wyznaczonych Użytkowników Urzędu i poszczególnych Jednostek, użytkujących służbowe telefony komórkowe. Zasady wyrażone w tym zarządzeniu stosowane są też do wyznaczonych kierowników i pracowników poszczególnych Jednostek, jako integralna część umowy.
Kompetencje i odpowiedzialność.
Odpowiedzialnymi za wdrożenie i aktualizację Zarządzenia są:
- Sekretarz Urzędu Gminy Płaska - w zakresie umów użyczenia i administrowania telefonów komórkowych,
- Kierownik Jednostki Organizacyjnej - w zakresie użytkowania telefonów komórkowych w ramach jednostki,
- Pracownik ds. organizacyjnych, kancelaryjnych i kadrowych - w zakresie użytkowania telefonów komórkowych,
- Pracownik ds. księgowości budżetowej - w zakresie kontroli kosztów związanych z użytkowaniem telefonów komórkowych.
Postępowanie (opis).
zasady przydziału telefonów komórkowych:
Urząd i poszczególne Jednostki posiadają tylko jeden rodzaj telefonów komórkowych - telefony komórkowe służbowe do użytku osobistego przez pracownika sieci Polkomtel S.A. - „Plus GSM”,
Telefon komórkowy może otrzymać ten Użytkownik Urzędu i Jednostki, dla którego jest on niezbędnym narzędziem do wykonywania pracy na rzecz danego zakładu pracy,
Poszczególnym Użytkownikom telefon komórkowy zostaje przydzielony „z urzędu” w formie pisemnej za potwierdzeniem przydziału aparatu - „Protokołem przekazania/przyjęcia sprzętu”, którego wzór stanowi załącznik nr 1, sporządzonym w trzech egzemplarzach, przy czym: jeden dla Administratora, jeden dla Użytkownika danej Jednostki i jeden dla pracownika ds. organizacyjnych, kancelaryjnych i kadrowych, zastrzega się możliwość wydania telefonu używanego,
Pracownik ds. organizacyjnych, kancelaryjnych i kadrowych na podstawie „Protokołu przekazania/przyjęcia sprzętu” sporządza „Umowę użyczenia”, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszych Zasad,
W zakresie połączeń międzynarodowych i roaming-u pracownik winien otrzymać zgodę Wójta Gminy Płaska w formie pisemnej.
zadania administratora telefonów komórkowych:
Do głównych zadań administratora należy:
- analiza, wybór i zakup telefonów komórkowych,
- kontrola kosztów (w tym merytoryczna) związanych z użytkowaniem telefonów komórkowych,
- współpraca z operatorem telefonii cyfrowej,
- nabywanie telefonów komórkowych - zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- kontrola prawidłowości użytkowania telefonów komórkowych,
- tworzenie dokumentacji dla każdego telefonu (w tym: oryginał karty gwarancyjnej, kopia wniosku o przyznanie telefonu, oryginał umowy z operatorem i kopia umowy użyczenia),
- dbanie o prawidłowość gospodarki w zakresie użytkowania telefonów komórkowych.
zakup akcesoriów:
W przypadku zakupu akcesoriów obowiązują zasady jak przy przydziale telefonu komórkowego.
przyjęcia telefonu komórkowego do użytku:
- przyjęcie telefonu komórkowego przez poszczególnych Użytkowników do używania odbywa się w oparciu o formularz - „Protokół przekazania/przyjęcia sprzętu”,
- Użytkownik, który stracił uprawnienia do używania telefonu komórkowego, zwraca telefon Administratorowi. Do zwrotu telefonu należy posługiwać się formularzem „Protokół przekazania/przyjęcia sprzętu”, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszych Zasad, przy czym przekazującym jest Użytkownik, a przyjmującym/odbierającym jest Administrator. Poprzedni Użytkownik doręcza telefon wraz z kartą SIM Administratorowi oraz z pełnym dodatkowym wyposażeniem i instrukcją obsługi.
Zasady użytkowania telefonów
telefon komórkowy musi być używany zgodnie z instrukcją obsługi. Użytkownik powinien niezwłocznie informować Administratora o wszelkich uszkodzeniach, awariach, zagubieniu lub kradzieży i działać zgodnie ze wskazówkami Administratora,
telefony komórkowe winny być używane wyłącznie do celów służbowych,
w zakresie połączeń międzynarodowych i roaming`u pracownik winien otrzymać zgodę Wójta Gminy Płaska w formie pisemnej,
za utrzymanie telefonów komórkowych w należytym stanie odpowiadają ich użytkownicy,
ewentualny koszt naprawy dokonywany jest przez Urząd. Koszty samodzielnych napraw, tj. dokonywanych bez uzgodnienia z Administratorem, nie będą pokrywane przez Urząd. Urząd nie będzie ponosił kosztów napraw telefonów uszkodzonych na skutek niewłaściwego użytkowania bądź mechanicznego uszkodzenia, co będzie potwierdzone protokołem z naprawy. W przypadku niemożności naprawy telefonu komórkowego winien on zostać zlikwidowany, po uprzednim otrzymaniu potwierdzenia, że telefon nie nadaje się do dalszego użytkowania,
w przypadku kradzieży telefonu komórkowego Użytkownik zobowiązany jest do skontaktowania się z Administratorem w celu zablokowania numeru w Biurze Obsługi Klienta u operatora lub w przypadku braku takiej możliwości Użytkownik zobowiązany jest do samodzielnego niezwłocznego zablokowania numeru w BOK u operatora. W każdym przypadku Użytkownik ma obowiązek niezwłocznego zgłoszenia w/w faktu na Policję, a następnie dostarczenia do Administratora protokołu kradzieży wydanego przez Policję,
w przypadku zagubienia telefonu komórkowego (poza sytuacją opisaną wyżej) Użytkownik zobowiązany jest do uiszczenia kwoty równowartości telefonu na dzień zagubienia tego telefonu w zamian za utracony.
Koszty operacyjne
każda jednostka, w której Użytkownik użytkuje telefon komórkowy, pokrywa dla tego pracownika koszty rozmów służbowych, zgodnie z otrzymaną fakturą w terminie ustawowym, jeśli nie przekraczają one obowiązujących limitów w rozmowach posiadanych abonamentów telefonicznych, zgodnie z zawartymi umowami z operatorem. Poszczególny zakład pracy nie refunduje kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego telefonu komórkowego do celów służbowych,
poszczególni Użytkownicy zobowiązani są do korzystania z przyznanego telefonu komórkowego w sposób oszczędny i gospodarny,
koszty rozmów dla danych numerów telefonów komórkowych przydzielonych poszczególnym Użytkownikom pokrywane będą ze środków przyznanych w budżetach poszczególnych Jednostek,
Urząd nie refunduje kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego telefonu komórkowego do celów służbowych,
kontrolę kosztów związanych z użytkowaniem telefonów komórkowych prowadzi Pracownik ds. księgowości budżetowej,
w przypadku przekroczenia przyznanego miesięcznego limitu kwotowego poszczególny Użytkownik telefonu komórkowego zobowiązany jest do comiesięcznego uiszczania opłaty należności będącej różnicą między kwotą wynikającą z faktury za usługi telekomunikacyjne, a kwotą przyznanego miesięcznego limitu kwotowego. Wpłata na podstawie noty sporządzonej przez księgowość, winna nastąpić do ostatniego dnia miesiąca przypadającego po miesiącu, którego dotyczy faktura. Szczegółowe bilingi z rozmów są dostępne na prośbę użytkownika.
Dostępne przydzielone taryfy:
W zakresie użytkowanych telefonów komórkowych, w poszczególnych jednostkach, funkcjonują następujące taryfy:
Taryfa „Kapitalna B30” - Szkoła Podst. w Gruszkach, Gminna Biblioteka Publiczna w Płaskiej, Gminny Ośrodek Kultury w Płaskiej;
Taryfa „Kapitalna B50” - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Płaskiej, Zakład Gospodarki Komunalnej;
Taryfa „Kapitalna C30” - samodzielne stanowiska w Urzędzie Gminy Płaska;
Taryfa „Kapitalna C50” - Skarbnik Gminy;
Taryfa „Kapitalna C200” - Wójt, Sekretarz Gminy.
1. Ustala się limity rozmów służbowych z telefonów komórkowych
Taryfa „Kapitalna B30” - miesięczny pakiet kwotowy - 30,00 zł., przy stawce 0,37 zł. brutto/1 minuta do wszystkich sieci i na stacjonarne, co daje limit miesięczny w wysokości 81 min/miesiąc w ramach abonamentu;
Taryfa „Kapitalna B50” - miesięczny pakiet kwotowy - 50,00 zł., przy stawce 0,37 zł. brutto/1 minuta do wszystkich sieci i na stacjonarne, co daje limit miesięczny w wysokości 135 min/miesiąc w ramach abonamentu;
Taryfa „Kapitalna C30” - miesięczny pakiet kwotowy - 30,00 zł., przy stawce 0,31 zł. brutto/1 minuta do wszystkich sieci i na stacjonarne, co daje limit miesięczny w wysokości 97 min/miesiąc w ramach abonamentu;
Taryfa „Kapitalna C50” - miesięczny pakiet kwotowy - 50,00 zł., przy stawce 0,31 zł. brutto/1 minuta do wszystkich sieci i na stacjonarne, co daje limit miesięczny w wysokości 161 min/miesiąc w ramach abonamentu;
Taryfa „Kapitalna C200” - miesięczny pakiet kwotowy - 200,00 zł., przy stawce 0,31 zł. brutto/1 minuta do wszystkich sieci i na stacjonarne, co daje limit miesięczny w wysokości 645 min/miesiąc w ramach abonamentu.
2. Użytkownicy telefonów komórkowych przypisani do poszczególnych taryf, o których mowa w ust. 7 niniejszych zasad, komunikują się ze sobą w ramach konta przy stawce 0,12 zł. brutto/1 minuta.
Utrata prawa do korzystania z telefonu komórkowego
poszczególni Użytkownicy telefonów komórkowych tracą prawo do korzystania z telefonu komórkowego z dniem kadencji, odwołania lub rezygnacji ze stanowiska służbowego,
poszczególni Użytkownicy tracą okresowo prawo do korzystania z telefonu komórkowego do celów służbowych na okres:
- urlopu bezpłatnego trwającego powyżej miesiąca,
- urlopu macierzyńskiego,
- urlopu wychowawczego.
utrata prawa do korzystania z telefonu komórkowego skutkuje dokonaniem zwrotu telefonu w nieprzekraczającym terminie do 3 dni od dnia zaistnienia przyczyny określonej w pkt. 9 pkt. 1 i 2,
w przypadku niedotrzymania terminu zwrotu telefonu komórkowego, następuje zablokowanie numeru u operatora i obciążenie kosztami dotychczasowego Użytkownika telefonu komórkowego oraz postępowanie wyjaśniające.
Ścieżka akceptacyjna
Wniosek tworzy pracownik Urzędu ds. organizacyjnych, kancelaryjnych i kadrowych.
Osoby akceptujące wniosek wg kolejności:
Sekretarz Urzędu Gminy Płaska,
Wójt Gminy Płaska.
Wniosek realizuje administrator.
Przydział telefonu komórkowego dla Wójta Gminy Płaska.
Zakres postępowania określony w niniejszych Zasadach nie dotyczy telefonu komórkowego przydzielonego Wójtowi Gminy Płaska. Telefon taki dla Wójta Gminy Płaska przydzielony jest odrębnym pismem przez Sekretarza Urzędu Gminy Płaska.
Wzory używanych dokumentów
Wzory dokumentów wykorzystywanych do niniejszych Zasad stanowią załączniki nr 1 i 2.
Załącznik Nr 1 do Zasad zakupu, przydziału i użytkowania telefonów komórkowych, stanowiących załącznik do Zarządzenia Nr 219/2009 Wójta Gminy Płaska z dnia 29 października 2009 roku
Protokół przekazania/przyjęcia* sprzętu
Oryginał/kopia*
Nazwisko i imię użytkownika: |
|
Data przekazania: |
|
Numer inwentarzowy składnika majątkowego: |
|
Akceptacja Sekretarza: |
|
Potwierdzam otrzymanie telefonu komórkowego: Nazwa i typ:
Numer abonencki:
Numer seryjny: |
|
|
|
|
|
Wyposażenie i dokumentacja: Karta gwarancyjna:
Instrukcja obsługi:
Ładowarka: |
|
|
|
|
|
Inne: |
|
…………………………………………………… ……………………………………………………
(podpis Przekazującego) (podpis Przyjmującego)
Podpisanie niniejszego protokołu jest potwierdzeniem zapoznania się z Zarządzeniem Nr …2009 Wójta Gminy Płaska z dnia …………… w sprawie Zasad zakupu, przydziału oraz użytkowania telefonów komórkowych.
Przyznano limit bezpłatnych minut w wysokości ………..… na rozmowy.
Wyrażam zgodę na automatyczne potrącanie z mojego wynagrodzenia kwot stanowiących przekroczenie przyznanego limitu bezpłatnych minut - nie dotyczy Użytkowników bez limitu bezpłatnych minut.
……………………………………………………
(podpis Przyjmującego)
Wyrażam zgodę na potrącanie z mojego wynagrodzenia kosztów poniesionych przez Urząd Gminy Płaska z tytułu naprawy telefonu z powodu niewłaściwego użytkowania bądź uszkodzenia mechanicznego otrzymanego telefonu komórkowego, kosztów zakupu nowego aparatu w przypadku zagubienia lub kradzieży, zgodnie z § 5 pkt. 7 niniejszych „Zasad”. Podstawą do potrącenia będzie faktura wraz z załączoną kopią faktury i kopią protokołu naprawy, z zakładu naprawczego.
……………………………………………………
(podpis Przyjmującego)
(*) Niewłaściwe skreślić
Uwaga: Oryginał protokołu zachowuje do ewentualnej kontroli osoba przekazująca sprzęt.
Załącznik Nr 2 do Zasad zakupu, przydziału i użytkowania telefonów komórkowych, stanowiących załącznik do Zarządzenia Nr 219/2009 Wójta Gminy Płaska z dnia 29 października 2009 roku
Umowa użyczenia nr ……………….
Oryginał/kopia(*)
Zawarta w dniu ……………………………….. w Płaskiej, pomiędzy:
Urzędem Gminy Płaska, Płaska 53, 16-326 Płaska, reprezentowanym przez:
Wiesława Gołaszewskiego - Wójta Gminy Płaska, zwanym dalej „Użyczającym”
a
Panią/Panem(*) ………………………………………………………………………………………...
zamieszkałą/zamieszkałym(*) ………………………………………………………………………...,
zwanym dalej „Biorącym w użyczenie”.
§ 1.
Użyczający zobowiązuje się do użyczenia telefonu komórkowego marki ………………………. o nr ser. ………………………. oraz karty SIM o nr …………………….. na numer telefonu ……………………........., zwanym dalej „Telefonem”.
Przekazanie Telefonu nastąpi na podstawie protokołu przekazania/przejęcia sprzętu.
§ 2.
Użyczający jako właściciel Telefonu zobowiązuje się do pokrywania kosztów służbowych rozmów telefonicznych wraz z abonamentem wykonywanych przez Biorącego w użyczenie z Telefonu do łącznej miesięcznej kwoty …………… zł (słownie: ………………………………….).
Biorący w użyczenie zobowiązuje się do pokrywania nadwyżki, jeżeli miesięczny rachunek przekracza kwotę, określoną w ust. 1.
W przypadku przekroczenia limitu i nie wpłacenia kwoty pieniężnej na konto Użyczającego, Biorący w użyczenie wyraża zgodę na potrącenie kwoty z przysługującego mu wynagrodzenia zgodnie z odpowiednimi przepisami kodeksu pracy.
§ 3.
Warunkiem skuteczności niniejszej umowy jest istnienie stosunku pracy pomiędzy Biorącym w użyczenie, Użyczającym.
W przypadku utraty statusu pracownika lub zmiany stanowiska pracy przez Biorącego w użyczenie niniejsza umowa ulega rozwiązaniu, a Biorący w użyczenie zobowiązuje się niezwłocznie zwrócić Telefon, jednak nie później niż w ciągu 3 dni, w stanie nie pogorszonym poza zużycie wynikające z normalnej eksploatacji oraz kartę aktywacyjną SIM, co zostanie stwierdzone odrębnym protokołem.
§ 4.
Biorący w użyczenie zobowiązuje się do eksploatacji Telefonu zgodnie z warunkami, określonymi w instrukcji.
W przypadku jakichkolwiek wad w Telefonie Biorący w użyczenie dokonuje natychmiastowego zgłoszenia zaistnienia tego faktu Administratorowi.
W przypadku utraty Telefonu komórkowego pracownik zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości kwoty równowartości telefonu na dzień zakupu tego samego telefonu w zamian utraconego.
§ 5.
Umowa niniejsza zawarta jest na czas nieokreślony, z zastrzeżeniem § 3 niniejszej umowy.
Każdej ze stron przysługuje prawo rozwiązania niniejszej umowy w każdym czasie ze skutkiem natychmiastowym.
W przypadku braku zapłaty kwoty pieniężnej, o której mowa w § 2 ust. 3 Użyczający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym.
Zwrot Telefonu nastąpi zgodnie z § 3 ust. 2 niniejszej umowy.
§ 6.
Decyzję o zapłacie kary umownej lub odstąpieniu od niej podejmuje Wójt Gminy Płaska, po przedstawieniu pisemnych wyjaśnień pracownika.
§ 7.
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.
§ 8.
Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 9.
Niniejszą umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: dwa egzemplarze dla Użyczającego oraz jeden egzemplarz dla Biorącego w użyczenie.
Biorący w użyczenie Użyczający
(*) Niewłaściwe skreślić
Metryka strony
