Zarządzenie Nr 170/09
Z A R Z Ą D Z E N I E NR 170/09
W Ó J T A G M I N Y PŁASKA
Z DNIA 27 LUTEGO 2009 R.
w sprawie instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Płaska.
Na podstawie art. 38 ust. 6 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999r. ustanawiające przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr 69, poz. 636 z 2006 r. Nr 127, poz. 885) zarządza się, co następuje:
Ustala się w Urzędzie Gminy Płaska instrukcję przechowywania i archiwizowania dokumentacji - beneficjenta środków i podmiotu realizującego projekty współfinansowane ze środków Unii Europejskiej, stanowiącą załącznik do niniejszego Zarządzenia.
Wykonanie zarządzenia powierza się merytorycznym komórkom organizacyjnym w Urzędzie Gminy Płaska tj. stanowisku pracy ds. inwestycji i rozwoju gminy oraz Skarbnikowi Gminy.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Wójt Gminy
Wiesław Gołaszewski
Załącznik do Zarządzenia
Nr 170/09 Wójta Gminy Płaska
z dnia 27 lutego 2009 r.
INSTRUKCJA PRZECHOWYWANIA I ARCHIWIZOWANIA DOKUMENTACJI ZWIĄZANEJ Z REALIZACJĄ PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH PRZEZ GMINĘ PŁASKA
Dokumentacja związana z realizacją projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej jest przechowywana w siedzibie merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Płaska, a następnie przekazywana jest po upływie 5 lat do archiwum zakładowego.
Za przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją projektów dofinansowywanych ze środków unijnych, w zależności od jej rodzaju, odpowiadają:
Skarbnik Gminy za oryginały dowodów księgowych;
Stanowisko pracy ds. zamówień publicznych:
za kompletną dokumentację aplikacyjną,
oryginały umów wraz z aneksami zawartymi między Beneficjentem a Instytucją Pośredniczącą,
papierowe i elektroniczne wersje wniosków o uruchomienie rezerwy celowej budżetu państwa,
wniosków o płatność i sprawozdań składanych do Instytucji Pośredniczącej,
dokumentację z przeprowadzonych procedur przetargowych w ramach zamówień publicznych tj. dotyczącej wyboru wykonawcy robót, pełnienie funkcji inspektora nadzoru dla poszczególnych zadań inwestycyjnych, oryginały umów z wyłonionymi w wyniku ww. procedur podmiotami,
dokumentację techniczną projektu,
oryginały protokołów zdawczo-odbiorczych wykonanych robót (bądź poszczególnych jej etapów,
ewidencję nakładów ponoszonych w związku z realizacją projektów,
pojedyncze materiały promocyjne dot. projektów i korespondencję z Instytucją Pośredniczącą.
Wszystkie dokumenty dotyczące dotowanego projektu umieszcza się w oddzielnym segregatorze, którego grzbiet opatrzony jest logo Unii Europejskiej oraz takimi danymi jak: symbol (numer) projektu, nazwa programu operacyjnego, jego priorytetu oraz nazwa funduszu, w ramach którego projekt został dofinansowany (np. projekt współfinansowany przez Unię Europejska z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO).
Segregatory z ww. dokumentami przechowywane są w zamkniętych szafach, które zawierają logo Unii Europejskiej oraz Programu, w ramach którego projekt został dotowany.
Ogólne zasady i tryb przechowywania i archiwizacji w Urzędzie Gminy Płaska dokumentów związanych z realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Płaska określają dodatkowe przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
Okres przechowywania dokumentów związanych z realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych wynosi nie mniej niż 3 lata od daty wypłaty przez Komisję ostatniej raty dla danej pomocy. Termin ten może zostać zawieszony w przypadku postępowania prawnego lub na wniosek Komisji Europejskiej.
Metryka strony
