Z A R Z Ą D Z E N I E NR 231/06 W Ó J T A G M I N Y PŁASKA Z DNIA 25 MAJA 2006 ROKU w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Płaska. Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128) zarządza się, co następuje: § 1. Nadaję Regulamin Organizacyjny Urzędowi Gminy Płaska w brzmieniu określonym w załączniku do Zarządzenia. § 2. 1. Traci moc Zarządzenie Nr 49/03 Wójta Gminy Płaska z dnia 4 września 2003 roku w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Płaska. 2. Traci moc Zarządzenie Nr 127/04 Wójta Gminy Płaska z dnia 23 grudnia 2004 roku zmieniające Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Płaska. § 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od dnia 1 czerwca 2006 r. Załącznik do Zarządzenia Wójta Gminy Płaska Nr 231/06 z dnia 25 maja 2006r. I. POSTANOWIENIA OGÓLNE § 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Płaska, zwany dalej Regulaminem określa: 1) zadania Urzędu Gminy Płaska; 2) organizację Urzędu Gminy Płaska; 3) zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Płaska; 4) zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie Gminy Płaska. § 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o : 1) gminie, należy przez to rozumieć Gminę Płaska; 2) Radzie – należy przez to rozumieć Radę Gminy Płaska; 3) Wójcie, Sekretarzu, Skarbniku należy rozumieć odpowiednio Wójta Gminy Płaska, Sekretarza Gminy Płaska, Skarbnika Gminy Płaska; 4) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Płaska. § 3. Urząd Gminy Płaska realizuje zadania własne gminy określone ustawą z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1591 z późniejszymi zmianami) i innymi ustawami szczególnymi, Statutem Gminy, Uchwałami Rady Gminy, Zarządzeniami i Postanowieniami Wójta oraz zadania zlecone z zakresu administracji rządowej przekazane gminie z mocy przepisów ogólnie obowiązujących względnie w drodze porozumień z właściwymi organami administracji rządowej. § 4. Urząd Gminy jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników. § 5. 1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt. 2. Wójt wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu Gminy oraz kierowników jednostek organizacyjnych. § 6. Siedzibą Urzędu Gminy jest miejscowość Płaska. II. ZADANIA URZĘDU GMINY PŁASKA § 7. 1. Do zadań Urzędu Gminy należy zapewnienie pomocy organom gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji. 2. W szczególności do zadań urzędu należy: 5) przygotowywanie projektów uchwał, sprawozdań, analiz i materiałów pod obrady Rady oraz dla potrzeb Wójta Gminy; 6) realizacja zadań wynikających z uchwał Rady, zarządzeń i postanowień Wójta oraz innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa; 7) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania Sesji Rady i posiedzeń jej Komisji; 8) wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w granicach upoważnienia udzielonego przez Wójta Gminy; 9) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu Gminy; 10) realizacja obowiązków i uprawnień służących urzędowi jako pracodawcy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. III. WEWNĘTRZNA STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU GMINY § 8. Kierownictwo Urzędu stanowią : 1) Wójt Gminy; 2) Sekretarz Gminy; 3) Skarbnik Gminy; 4) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego. § 9. W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne : 1) Sekretarz Gminy - SG; 2) Referat finansowy - RF; 3) Urząd Stanu Cywilnego - USC; 4) samodzielne stanowisko pracy ds. organizacyjnych, kancelaryjnych i kadrowych - OK; 5) samodzielne stanowisko pracy ds. obsługi Rady Gminy, jej organów oraz promocji gminy - OR; 6) samodzielne stanowisko pracy ds. rolnictwa, leśnictwa, ochrony środowiska, gospodarki komunalnej i wodnej - ROŚ ; 7) samodzielne stanowisko pracy ds. pozamilitarnych ogniw obronnych, pożarnictwa, i gospodarki gruntami - ZK; 8) samodzielne stanowisko pracy ds. budownictwa, budowy i utrzymania dróg oraz zamówień publicznych - BZ; 9) samodzielne stanowisko pracy ds. oświaty, kultury, sportu i turystyki - OSK; 10) stanowiska obsługi: sprzątaczka, palacz – sezonowo; 11) pracownicy zatrudnieni w ramach robót publicznych, prac interwencyjnych i stażów. IV. ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU § 10. Urząd działa w oparciu o następujące zasady : 1) zasada praworządności; 2) zasada służebności wobec społeczności lokalnej; 3) zasada racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym; 4) zasada wzajemnego współdziałania. § 11. Pracownicy Urzędu przy wykonywaniu zadań Urzędu działają na podstawie przepisów prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania. § 12. 1. Wójt kieruje działalnością Urzędu bezpośrednio oraz przy pomocy Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań. 2. Wójt, Sekretarz i Skarbnik – główny księgowy budżetu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi. § 13. 1. Gospodarowanie mieniem publicznym winno odbywać się w sposób racjonalny, celowy, oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym. 2. Zakupy i inwestycje dokonywane są zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych. § 14. Pracownicy Urzędu zatrudnieni na poszczególnych stanowiskach pracy są zobowiązani do wzajemnego współdziałania w realizacji zadań Urzędu, a w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji. V. ZADANIA WSPÓLNE STANOWISK PRACY § 15. 1. Posiadanie i znajomość przepisów prawnych w zakresie prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy o zamówieniach publicznych i przepisów gminnych. 2. Ciągłe aktualizowanie przepisów prawnych i wzajemne informowanie się o zmianach. Znajomość orzecznictwa. 3. Umiejętność uzyskania wykładni prawa w sprawach wątpliwych lub nie rozstrzygniętych normą prawną zarówno od radcy prawnego jak i od innych specjalistycznych organów administracji rządowej. 4. Inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w zakresie zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań przez organy gminy oraz wynikających z ustaw i innych przepisów szczególnych. 5. Prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie projektów rozstrzygnięć w sprawach indywidualnych z zakresu swojego stanowiska pracy. 6. Opracowywanie projektów uchwał i innych materiałów dla potrzeb Rady Gminy, Komisji Rady i Wójta Gminy. 7. Wykonywanie uchwał Rady Gminy , zarządzeń i postanowień Wójta i składanie bieżących informacji o ich realizacji. 8. Rozpatrywanie i załatwianie interpelacji i wniosków radnych, posłów i senatorów oraz skarg, postulatów mieszkańców gminy. 9. Opracowywanie propozycji do programów gospodarczych gminy w zakresie swojego działania. 10. Opracowywanie projektów umów i zleceń z podmiotami gospodarczymi w zakresie ustalonych zadań. 11. Współpraca z samorządami wojewódzkimi, powiatowymi i gminnymi. 12. Współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej, samorządami wiejskimi, organami spółdzielczymi, jednostkami, zakładami pracy i organizacjami działającymi na terenie gminy. 13. Opracowywanie sprawozdań z zakresu swego stanowiska pracy, ankiet oraz innych informacji. 14. Redagowanie i publikacja informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu; 15. Kulturalne, kompetentne i rzeczowe załatwianie spraw interesantów zgłaszających się do Urzędu. 16. Archiwizowanie dokumentacji tworzonej w Urzędzie. 17. Prowadzenie kontroli w ramach właściwości rzeczowej w stosunku do jednostek organizacyjnych. 18. Ochrona tajemnicy państwowej, służbowej i skarbowej. 19. Ochrona danych osobowych. 20. Przestrzeganie przepisów bhp i p.poż. VI ZADANIA POSZCZEGÓLNYCH STANOWISK PRACY URZĘDU § 16. Do zakresu działania i kompetencji Wójta w szczególności należy : 1) kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i Urzędem Gminy; 2) reprezentowanie Gminy i Urzędu Gminy na zewnątrz; 3) prowadzenie bieżącego nadzoru nad gospodarką finansową gminy; 4) przedkładanie Radzie Gminy projektów uchwał; 5) organizowanie wykonywania uchwał Rady; 6) ustalanie regulaminu pracy Urzędu oraz innych aktów wewnętrznych; 7) wydawanie zarządzeń; 8) wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej; 9) upoważnianie innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej; 10) przedkładanie Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał Rady Gminy w terminie 7 dni od dnia ich podjęcia; 11) organizowanie akcji ratowniczych w przypadku klęsk żywiołowych i katastrof; 12) załatwianie interpelacji posłów i senatorów; 13) udzielanie odpowiedzi na pytania i interpelacje radnych; 14) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu; 15) wykonywanie uprawnień kierownika zakładu pracy i zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych; 16) nadzorowanie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej oraz przyjętych na mocy porozumień; 17) podejmowanie i inicjowanie działań w sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym, które nie są zastrzeżone na rzecz innych podmiotów; 18) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do kompetencji Wójta przepisami ustaw i uchwałami Rady; 19) sprawowanie zwykłego zarządu mieniem komunalnym. § 17. Do zakresu zadań Sekretarza Gminy należy: 1) opracowywanie projektów struktury organizacyjnej Urzędu; 2) opracowywanie projektów Statutu Gminy i Regulaminu Urzędu; 3) organizowanie pracy Urzędu oraz nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem referatów i stanowisk pracy; 4) zapewnienie zgodności działań Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa; 5) kierowanie pracą Urzędu w czasie nieobecności Wójta; 6) sprawowanie kontroli przestrzegania instrukcji kancelaryjnej; 7) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy w Urzędzie; 8) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawców w trybie art. 951 § 1 kodeksu cywilnego; 9) nadzorowanie nad prawidłowym przygotowaniem projektów uchwał Rady; 10) zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie gminy; 11) nadzorowanie informacji umieszczonych w Biuletynie Informacji Publicznej; 12) organizowanie współdziałania z sołectwami; 13) nadzorowanie terminowości załatwiania spraw obywateli przez Urząd; 14) nadzorowanie spraw związanych z wyborami i referendami oraz spisami powszechnymi; 15) koordynacja i nadzór nad przepływem informacji o zmianach w przepisach prawnych dotyczących poszczególnych stanowisk; 16) podpisywanie wszelkich zaświadczeń i poświadczeń urzędowych; 17) wykonywanie innych spraw zleconych przez Wójta; 18) okresowa analiza stanu BHP; 19) stwierdzenie zagrożeń; 20) przeprowadzenie kontroli warunków pracy; 21) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu BHP; 22) przygotowywanie projektów wewnętrznych, zarządzeń, instrukcji BHP; 23) udział w dochodzeniach powypadkowych; 24) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy; 25) udział w pracy zakładowej komisji BHP; 26) współpraca ze środkami masowego przekazu . § 18. Nadzorowi Sekretarza podlegają w szczególności stanowiska pracy: OK., OR, ROŚ, ZK, OSK, BZ. § 19. 1. Referat finansowy - do zakresu zadań Skarbnika Gminy należy: 1) kierowanie pracą Referatu Finansowego oraz nadzór nad właściwym spełnianiem obowiązków pracowników referatu; 2) należyta organizacja pracy, prawidłowe wykonywanie zadań objętych zakresem czynności; 3) prawidłowy podział pracy w referacie i zapewnienie realizacji zadań; 4) nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań i załatwianie spraw przez pracowników referatu; 5) wykonywanie zadań i obowiązków określonych w ustawie o finansach publicznych i ustawie o rachunkowości; 6) opracowywanie projektu budżetu gminy; 7) opracowywanie projektu układu wykonawczego budżetu; 8) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu; 9) kontrasygnata czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych; 10) bieżąca analiza dochodów i wydatków budżetu; 11) opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań o sytuacji finansowej gminy oraz przedkładanie wniosków Wójtowi i Radzie Gminy; 12) prowadzenie sprawozdawczości w zakresie przewidzianym w odrębnych przepisach; 13) kontrola gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych gminy; 14) nadzór i kontrola formalno – prawna i rachunkowa wszystkich dowodów księgowych oraz innych dokumentów powodujących skutki finansowe; 15) opracowywanie i przedkładanie do zatwierdzenia oraz nadzorowanie realizacji zakładowego planu kont wraz z zasadami rachunkowości, prowadzenie instrukcji i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, instrukcji gospodarki kasowej; 16) opracowywanie instrukcji wewnętrznej w sprawie obiegu i kontroli dowodów księgowych określających odpowiedzialnych poszczególnych pracowników za prawidłowe wykonywanie operacji finansowych i gospodarczych oraz nadzór nad ich realizacją ; 17) opracowywanie prognoz finansowych niezbędnych w przypadku zaciągania kredytów i pożyczek; 18) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad kasą Urzędu Gminy; 19) podejmowanie prawem przewidzianych działań na rzecz zwiększenia dochodów do budżetu gminy, a także wniosków co do oszczędności; 20) współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędem Skarbowym i bankiem wykonującym obsługę gminy; 21) archiwizowanie dokumentacji ze swojego stanowiska pracy; 22) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień udzielanych przez Wójta; 23) zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę; 24) przygotowywanie projektów uchwał Rady , Zarządzeń, Postanowień Wójta dotyczących budżetu, jego zmian i zaciągania zobowiązań finansowych oraz sporządzania prognoz finansowych; 25) prowadzenie nadzoru i kontroli nad działalnością finansową jednostek organizacyjnych gminy. 2. Stanowisko do spraw wymiaru zobowiązań pieniężnych. 1) wymiar podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości; 2) prowadzenie rejestru przypisów i odpisów wszystkich podatków i opłat; 3) gromadzenie i przechowywanie deklaracji osób prawnych i informacji osób fizycznych oraz ich weryfikacja; 4) bieżące nanoszenie danych ze zmian geodezyjnych; 5) udzielanie ulg i zwolnień w podatku rolnym; 6) prowadzenie rejestru wydanych decyzji; 7) opracowanie decyzji administracyjnych dotyczących umorzeń, odroczeń, rozłożeń na raty podatków i opłat; 8) różne sprawy z zakresu podatków i opłat; 9) wydawanie zaświadczeń na żądanie ubiegającej się osoby fizycznej; 10) wydawanie zaświadczeń na podstawie wpływu pism od instytucji państwowych i osób prawnych; 11) zmiany i sprostowania decyzji dotyczących wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego, podatku leśnego, rolnego i nieruchomości; 12) prowadzenie kart gospodarstw; 13) prowadzenie kart nieruchomości; 14) poprawne przygotowanie danych do sprawozdań; 15) zakładanie i likwidacja kart gospodarstw i nieruchomości związanych ze zmianami właścicieli i zmian geodezyjnych na podstawie zawiadomień z ewidencji gruntów; 16) udzielanie informacji do prowadzenia egzekucji; 17) przeprowadzanie kontroli związanych z wymiarem podatków i opłat lokalnych oraz kontrola inkasentów. 3. Stanowisko do spraw księgowości podatkowej. 1) prowadzenie urządzeń księgowych wszystkich podatków i opłat lokalnych; 2) prowadzenie ewidencji czynszów wpływających do kasy i na rachunek bieżący Urzędu; 3) zakładanie kontokwitariuszy łącznego zobowiązania pieniężnego – księgowanie odpisów i przypisów wpłat, zwrotów i zakańczanie kont podatkowych; 4) rozliczanie inkasentów z opłat lokalnych; 5) rozliczanie inkasa sołtysów z łącznego zobowiązania pieniężnego, podatku leśnego, podatku rolnego i podatku od nieruchomości; 6) rozliczanie dokumentów dotyczących postępowań egzekucyjnych wobec osób fizycznych i prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej w zakresie księgowości podatkowej i budżetowej; 7) prowadzenie wykazu numeracji i stanu liczby kont podatkowych; 8) udzielanie informacji do prowadzenia egzekucji; 9) wymiar i księgowanie podatku od środków transportowych; 10) przeprowadzanie kontroli związanych z wymiarem podatków i opłat lokalnych oraz kontrola inkasentów. 4. Stanowisko do spraw obsługi księgowej szkół. 1) prowadzenie księgowości jednostek organizacyjnych gminy; 2) terminowe rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych; 3) ewidencja majątku Gminy; 4) rozliczanie inwentaryzacji; 5) prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych; 6) sporządzanie deklaracji dla Urzędu Skarbowego PIT - 4, PIT - 11, PIT – 40; 7) naliczanie i prowadzenie dokumentacji zasiłków wypłacanych ze środków finansowych przez ZUS; 8) przygotowywanie dokumentów i sporządzanie przelewów; 9) naliczanie i prowadzenie dokumentów zwolnień lekarskich wypłacanych z funduszu płac; 10) przygotowywanie danych do budżetów szkół; 11) sporządzanie sprawozdawczości budżetowej szkół; 12) przygotowanie informacji dla dyrektorów szkół z wykonaniem planu finansowego szkoły; 13) naliczanie składek ZUS, Funduszu Pracy i sporządzanie deklaracji DRA oraz przestrzeganie terminowości odprowadzania składek; 14) archiwizowanie dokumentów na swoim stanowisku pracy. 5. Stanowisko do spraw obsługi kasowej. 1) prowadzenie obsługi kasowej, 2) terminowe odprowadzanie do banku gotówki przyjętej do kasy z tytułu wpływów podatkowych i budżetowych; 3) prowadzenie raportów kasowych zgodnie z dołączonymi dowodami przychodowymi i rozchodowymi, sumowanie obrotów, przenoszenie sald i ustalanie sald końcowych; 4) wystawianie czeków, poleceń przelewów gotówkowych; 5) sporządzanie informacji podatkowej dla Urzędu Skarbowego – PIT 8A co miesiąc i PIT 8B za cały rok od umów zlecenia i umów o dzieło; 6) prowadzenie ewidencji i rozliczania zaliczek; 7) prowadzenie zakupu i sprzedaży znaków skarbowych; 8) prowadzenie księgi rejestru zakupów VAT i księgi rejestru sprzedaży VAT; 9) wypełnianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku Rp – 7; 10) prowadzenie archiwum; 11) prowadzenie spraw w zakresie zgłaszania do ubezpieczeń zdrowotnych pracowników i ich rodzin; 12) wypełnianie imiennych raportów miesięcznych związanych z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne dla pracowników; 13) wypisywanie dowodów wpłat. § 20. Do zakresu zadań Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego należy: 1) przyjmowanie oświadczeń o: a) wstąpieniu w związek małżeński, b) braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz wydawanie zezwoleń o zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu, c) wyborze nazwiska jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa, d) wstąpienia w związek małżeński w wypadku bezpośrednio niebezpieczeństwa grożącego bezpośrednio życiu jednej ze stron, e) powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa, f) uznaniu dziecka, g) nadaniu dziecku nazwiska męża matki. 2) adnotacje o ustaniu, unieważnieniu lub separacji małżeństwa; 3) sporządzanie aktów urodzeń, małżeństwa, zgonów w księgach Stanu Cywilnego oraz prowadzenie ksiąg w oparciu o dokonywane zgłoszenia, decyzje administracyjne i orzeczenia sądowe; 4) sporządzanie aktów małżeństw na podstawie art.1 § 2 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego; 5) wydawanie wypisów z ksiąg Stanu Cywilnego; 6) transkrypcja zagranicznych aktów urodzeń, małżeństw i zgonów; 7) przyjmowanie od mieszkańców gminy wniosków o wydanie dowodów osobistych i wydawanie tych dokumentów; 8) ochrona danych osobowych; 9) sporządzanie sprawozdań z zakresu prowadzonych spraw; 10) prowadzenie innych zadań nałożonych na gminę ustawą o ewidencji ludności i dowodach osobistych; 11) realizacja zadań wynikających z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, w tym : a) prowadzenie kart osobowych mieszkańców gminy, b) organizowanie i udział w kontroli dyscypliny meldunkowej, c) wydawanie decyzji w sprawach meldunkowych, c) zameldowania stałe, czasowe, wymeldowania. 12) współpraca z Ośrodkiem Informatyki Terenowego Banku Danych; 13) przygotowanie ewidencji dla systemu elektronicznego PESEL; 14) prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców; 15) sporządzanie spisu wyborców przy wszystkich wyborach; 16) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na organizowanie zgromadzeń i zabaw publicznych; 17) prowadzenie spraw związanych z działalnością gospodarczą: a) ewidencjonowanie działalnosci gospodarczej, b) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, c) opracowywanie projektów uchwał w sprawach liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych powyżej 4,5 % alkoholu (z wyjątkiem piwa) przeznaczonych do spożycia w miejscu i poza miejscem sprzedaży napojów alkoholowych. 18) prowadzenie spraw związanych z cofaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych; 19) naliczanie opłat za sprzedaż napojów alkoholowych; 20) wnioskowanie o ustalenie czasu placówek handlu detalicznego, zakładów gastronomicznych i zakładów usługowych dla ludności; 21) prowadzenie spraw nałożonych na gminę ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym; 22) pełninie funkcji pełnomocnika ochrony informacji niejawnych, prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy, a w szczególności: a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, b) kontrola informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie takich informacji, c) okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów, d) szkolenie pracowników w zakresie informacji niejawnych; e) podejmowanie działań zmierzających do wyjaśninia okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych. 23) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń Wójta i Sekretarza Gminy. § 21. Do zakresu zadań stanowiska pracy ds. organizacyjnych kancelaryjnych i kadrowych należy: 1) prowadzenie kancelarii Urzędu Gminy; 2) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji, czuwanie nad terminowością załatwiania spraw, prowadzenie dziennika korespondencji; 3) prowadzenie ewidencji i kierowanie do załatwiania skarg, wniosków składanych do Urzędu; 4) prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych: a) bieżąca analiza dokumentacji pracowniczych pod kątem zgodności z prawem i kompetentności, b) przestrzeganie wszelkich zmian prawa w zakresie spraw pracowniczych i przedkładanie propozycji Wójtowi w tym zakresie, c) przygotowywanie dokumentów z zakresu spraw osobowych, przestrzeganie wszelkich terminów w tym zakresie. 5) zaopatrywanie Urzędu w niezbędne materiały biurowe, prowadzenie jego ewidencji ilościowej i wartościowej oraz dokonywanie jego rozliczeń; 6) załatwianie spraw pieczęci Urzędu – ustalanie treści zamówienia, wydawanie zwroty, ewidencja; 7) prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy w Urzędzie; 8) prowadzenie spraw socjalnych pracowników; 9) prowadzenie zbioru przepisów prawnych; 10) organizowanie i dokumentowanie narad Wójta z pracownikami; 11) prowadzenie rejestrów i dokumentacji kontroli zewnętrznych i wewnętrznych; 12) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw; 13) sprawdzanie przesyłek poczty internetowej; 14) udział w dochodzeniach powypadkowych i prowadzenie dokumentacji dotyczacej wypadków przy pracy; 15) wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu, Senatu, Prezydenta i samorzadowymi; 16) opracowywanie i kompletowanie wniosków o nadanie odznaczeń państwowych, odznak honorowych pracownikom Urzędu oraz kierownikom jednostek organizacyjnych podporządkowanych Radzie Gminy; 17) prowadzenie spraw związanych z praktyczną nauką zawodu uczni szkół średnich oraz studentów szkół wyższych; 18) przyjmowanie obwieszczeń, 19) wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora strony, której miejsce pobytu jest nieznane; 20) prowadzenie gospodarki drukami ścisłego zarachowania; 21) wkonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń Wójta i Sekretarza Gminy. § 22. Do zakresu zadań stanowiska pracy ds. obsługi Rady Gminy, jej organów i promocji gminy należy: 1) zabezpieczenie organizacyjne sesji rady i posiedzeń komisji; 2) nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał, sprawozdań i informacji oraz innych materiałów potrzebnych na sesję; 3) obsługa posiedzeń komisji rady; 4) protokołowanie posiedzeń sesji rady gminy i jej komisji; 5) opracowywanie projektów pracy rady gminy i jej komisji; 6) prowadzenie ewidencji uchwał rady gminy oraz przedkładanie ich Wojewodzie Podlaskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej; 7) wdrażanie uchwał rady gminy oraz nadzór nad ich wykonywaniem; 8) prowadzenie ewidencji interpelacji, wniosków i postulatów radnych oraz przekazywanie do realizacji; 9) wykonywanie zadań związanych z wyborami sołtysów i rad sołeckich; 10) prowadzenie dokumentacji z zebrań wiejskich i narad z sołtysami. 11) prowadzenie rejestrów uchwał; 12) obsługa Biuletynu Informacji Publicznej; 13) prowadzenie spraw z zakresu poczty internetowej i promocji gminy; 14) prowadzenie całokształtu spraw związnych z komputeryzacją Urzędu Gminy; 15) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń Wójta i Sekretarza Gminy. § 23. Do zakresu zadań stanowiska pracy ds. oświaty, kultury, sportu i turystyki należy : 1) opracowywanie wniosków w sprawie lokalizacji, otwierania, zamykania i przekształcania placówek oświatowych; 2) analiza zmian demograficznych na terenie Gminy Płaska; 3) sprawdzanie i przygotowywanie do zatwierdzenia arkuszy organizacyjnych oraz aneksów przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów; 4) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem stopnia awansu zawodowego nauczycieli i dotyczących organu prowadzącego; 5) koordynowanie i nadzorowanie działalności dyrektorów szkół podstawowych i gimnazjów oraz przygotowywanie projektów cząstkowych oceny dyrektorów szkół; 6) przygotowywanie konkursów na dyrektorów szkół; 7) wdrażanie w życie zarządzeń, instrukcji i wytycznych Ministra Edukacji Narodowej i Nauki oraz Kuratorium Oświaty w zakresie pracy dydaktyczno – wychowawczej szkół, realizacji programów nauczania; 8) współdziałanie ze służbą zdrowia w sprawie ochrony zdrowia dzieci, bezpieczeństwa i higieny pracy; 9) dokonywanie analiz danych statystycznych dotyczących przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów - opracowanie sprawozdawczości zbiorowej; 10) przygotowywanie danych do budżetu; 11) współdziałanie z instytucjami kultury oraz ze stowarzyszeniami kulturalnymi w zakresie upowszechniania kultury oraz tworzenia i realizacji długoterminowych planów rozwoju kultury w gminie; 12) prowadzenie rejestrów gminnych instytucji kultury; 13) realizacja zadań gminy z zakresu kultury fizycznej, w tym sportu, rekreacji i wypoczynku; 14) prowadzenie spraw z zakresu świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów; 15) prowadzenie spraw związanych z bibliotekami dotyczących utrzymania i nadzorowania bibliotek publicznych; 16) promocja sportu na terenie gminy; 17) organizacja dowożenie uczniów; 18) planowanie sezonu turystycznego i nadzór nad jego przebiegiem; 19) udział w przygotowaniu i organizacji imprez sportowo-rekreacyjnych, promocyjnych i kulturalnych; 20) rozliczanie odbiorców pobierających wodę z wodociągów na terenie gminy Płaska, wystawianie faktur VAT i prowadzenie rejestru sprzedaży VAT dotyczących wody; 21) prowadzenie ewidencji pól namiotowych i innych obiektów położonych na terenie gminy Płaska, w których świadczone są usługi hotelarskie; 22) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń Wójta i Sekretarza Gminy. § 24. Do zakresu stanowiska pracy ds. pozamilitarnych ogniw obronnych, pożarnictwa i gospodarki gruntami należy: 1) realizowanie zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej w tym: a) współdziałanie z organami, instytucjami i stowarzyszeniami w zakresie ładu, porządku publicznego i bezpieczeństwa przeciwpożarowego, b) opracowywanie informacji dotyczących realizacji zadań w zakresie ochrony przeciwpożarowej, c) utrzymanie, wyposażenie i zapewnienie gotowości bojowej jednostek ochotniczych straży pożarnych, d) współdziałanie z policją w zakresie utrzymania porządku i bezpieczeństwa. 2) wykonywanie zadań z zakresu obrony cywilnej; 3) kordynowanie przygotowań i realizacja przedsięwzięć obrony cywilnej; 4) przeprowadzanie czynności związanych z realizacją przedsięwzięć obrony cywilnej obowiązku obrony oraz współdziałanie z organami wojskowymi w administrowaniu rezerwami osobowymi dla celów powszechnego obowiązku obrony; 5) merytoryczne przygotowanie i udział w pracy gminnego zespołu reagowania; 6) tworzenie formacji obrony cywilnej; 7) prowadzenie całokształtu prac akcji kurierskiej i kierowanie nią; 8) prowadzenie spraw związanych z rejestracją poborowych; 9) sporządzanie list poborowych; 10) udział w pracach Powiatowej Komisji Poborowej; 11) organizowanie i prowadzenie spraw z zakresu przygotowania ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny; 12) przygotowywanie decyzji w sprawie świadczeń osobistych i rzeczowych; 13) prowadzenie magazynu i sprzętu obrony cywilnej; 14) ochrona danych osobowych; 15) prowadzenie spraw związnych ze sprzedażą, przekazywaniem w użytkowanie wieczyste i zarząd, dzierżawę lub najem gminnych gruntów, budynków i lokali; 16) ustalanie i analiza opłat rocznych za użytkowanie wieczyste i zarząd nieruchomościami; 17) zlecanie, nadzór i odbiór robót geodezyjnych, kartograficznych i urządzeniowo rolnych finansowanych z budżetu gminy; 18) prowadzenie rejestru gruntów i budynków będących własnością gminy; 19) prowadzenie spraw związanych z zatwierdzeniem podziału nieruchomości i rozgraniczaniem; 20) prowadzenie spraw związanych z realizacją ustawy o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych; 21) wykonywanie zadań wynikających z Ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego; 22) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń Wójta lub Sekretarza Gminy. § 25. Do zakresu stanowiska pracy ds. budownictwa, budowy i utrzymania dróg oraz zamówień publicznych należy: 1) prowadzenie wszelkich spraw wynikających z ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym; 2) zapewnienie sporządzania planu ogólnego i planów szczegółowych zagospodarowania przestrzennego gminy i ich aktualizacji oraz zmian tych planów; 3) przygotowywanie materiałów i projektów uchwał Rady Gminy o przystąpieniu do sporządzenia studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy; 4) wydawanie wypisów i wyrysów z planu zagospodarowania przestrzennego gminy Płaska; 5) wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu gruntów w planie zagospodarowania przestrzennego gminy; 6) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zaświadczeń o zgodności przeznaczenia terenu z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego; 7) prowadzenie książek obiektów budowlanych; 8) przygotowywanie i nadzór nad inwestycjami gminnymi; 9) budowa i konserwacja dróg gminnych, ulic, mostów i oświetleń oraz nadzór nad ich eksploatacją; 10) wnioskowanie w sprawie zaliczenia dróg do właściwych kategorii, oraz zmiany klasyfikacji; 11) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego dróg gminnych oraz naliczaniem opłat z tego tytułu; 12) prowadzenie spraw związanych z oświetleniem dróg oraz telefonizacją wsi; 13) współdziałanie przy zimowym utrzymaniu dróg z zarządami dróg w zakresie wykorzystania sprzętu i pojazdów samochodowych; 14) prowadzenie rejestru dróg gminnych i obiektów mostowych; 15) opracowywanie wniosków w uzgodnieniu z samorządami wsi dotyczących rozkładów jazdy PKS, opiniowanie rozwoju sieci komunikacyjnej; 16) kontrola bieżąca stanu technicznego nawierzchni jezdni, chodników, oznakowania poziomego i pionowego; 17) okresowe przeglądy stanu technicznego dróg i obiektów mostowych; 18) sprawozdawczość w zakresie dróg i mostów; 19) prowadzenie ksiąg dróg gminnych; 20) prowadzenie ksiąg mostów; 21) kontrole okresowe wynikające z przepisów; 22) przygotowywanie materiałów w sprawie nazewnictwa ulic i placów; 23) oznaczanie nieruchomości numerami porządkowymi; 24) ochrona danych osobowych; 25) prowadzenie spraw z zakresu naliczania jednorazowej opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego zmianą jej przeznaczenia w planie zagospodarowania przestrzennego gminy; 26) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie przygotowywania tematów i dokumentów, celem prawidłowego przeprowadzenia postępowania o zamówieniach publicznych; 27) ustalanie formy zamówienia publicznego; 28) organizowanie i przeprowadzanie zamówień publicznych zgodnie z procedurą określoną w ustawie o zamówieniach publicznych; 29) rozpatrywanie protestów i odwołań składanych przez oferentów; 30) kontrola komórek organizacyjnych Gminy w zakresie realizacji ustawy o zamówieniach publicznych; 31) organizowanie i przeprowadzanie przetargów w zakresie zbywania gruntów i nieruchomości w trybie ustawy o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości; 32) przygotowywanie umów dotyczących zamówień publicznych; 33) prowadzenie rejestru umów i zleceń dotyczących zamówień publicznych; 34) kontrola realizacji ustawy o zamówieniach publicznych w jednostkach organizacyjnych gminy; 35) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń Wójta lub Sekretarza Gminy. § 26. Do zakresu stanowiska pracy ds. rolnictwa, leśnictwa, ochrony środowiska, gospodarki komunalnej i wodnej należy: 1) opracowywanie gminnych planów rozwoju rolnictwa w oparciu o kierunkowe założenia Rady Gminy; 2) podejmowanie działań na rzecz intensyfikacji produkcji rolnej; 3) koordynowanie gospodarki nasiennej; 4) koordynacja obrotu materiałem hodowlanym zwierząt; 5) prowadzenie spraw w zakresie rozrodu zwierząt gospodarskich; 6) prowadzenie spraw związanych z organizacją spisów rolnych; 7) sprawowanie nadzoru w zakresie ochrony roślin uprawnych przed chorobami, szkodnikami i chwastami; 8) współpraca z organami Państwowej Inspekcji Sanitarnej oraz Powiatowym i Wojewódzkim Inspektorem Weterynarii w zakresie zwalczania zaraźliwych chorób zwierzęcych oraz zagospodarowanie padliny zwierząt; 9) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na utrzymywanie psów ras uznanych za agresywne; 10) prowadzenie spraw związanych z organizowaniem i nadzorowaniem eksploatacji urządzeń wodno – melioracyjnych; 11) nadzór nad Gminną Spółką Wodną; 12) zapewnienie warunków niezbędnych o ochronie środowiska; 13) podejmowanie działań niezbędnych do usunięcia zaistniałego stanu zagrożenia dla środowiska tj. wód, gruntów, gleb, oraz ochrona przeciwpowodziowa; 14) prowadzenie uzgodnień w celu zapewnienia warunków ochrony środowiska; 15) prowadzenie i prognozowanie przedsięwzięć w zakresie ochrony środowiska; 16) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji na usunięcie drzew lub krzewów z zadrzewień; 17) opiniowanie wniosków właścicieli lub użytkowników wieczystych gruntów w sprawie przyznawania środków i dotacji z budżetu państwa na pokrycie kosztów ich zalesienia; 18) prowadzenie spraw z zakresu naliczania opłat za korzystanie ze środowiska oraz sprawowanie kontroli przestrzegania i stosowania przepisów o ochronie środowiska lustracje i oględziny; 19) ustanowienie czasu pracy urządzeń technicznych oraz środków transportu powodujących uciążliwości hałasem i wibracją, łącznie z ich unieruchomieniem; 20) organizowanie i sprawowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi; 21) prowadzenie spraw związanych z ochroną dóbr kultury; 22) realizowanie zadań związanych z racjonalnym gospodarowaniem odpadami komunalnymi wg zasad określonych w przepisach o utrzymaniu czystości i porządku w gminie; 23) opiniowanie na wniosek innych organów wszelkiej działalności w wyniku której powstają odpady niebezpieczne z wyłączeniem odpadów komunalnych; 24) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji w sprawie zakazu wprowadzania do wody ścieków, nienależycie oczyszczonych lub nakazanie wykonania niezbędnych urządzeń; 25) zapewnienie funkcjonowania urządzeń wodociągów wiejskich i nadzór nad ich eksploatacją i jakością wody; 26) gospodarka zasobami lokali mieszkalnych i użytkowych gminy z ustaleniami o wysokości czynszu za te lokale oraz przygotowanie umów za wynajem lokali gminnych; 27) opracowywanie programu usług i rozwoju urządzeń komunalnych; 28) nadzór nad przystankami PKS, utrzymanie ich w należytym stanie technicznym oraz czystości; 29) współdziałanie z Izbami Rolniczymi; 30) nadzorowanie gospodarki łowieckiej na terenie gminy; 31) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń Wójta lub Sekretarza Gminy; § 27. Do zakresu działania sprzątaczki należy: 1) sprzątanie pomieszczeń budynku, pranie firanek i zasłon , mycie okien oraz dbanie o czystość mienia znajdującego się w budynku Urzędu Gminy; 2) otwieranie i zamykanie budynku przed rozpoczęciem i po zakończeniu pracy; 3) utrzymanie czystości schodów wejściowych budynku i otoczenia; 4) dbałość o powierzony sprzęt, sprawdzanie zamknięcia drzwi i okien; 5) wyłączanie i włączanie na noc oświetlenia przed budynkiem; 6) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń Wójta lub Sekretarza Gminy. § 28. Do zakresu działania palacza należy: 1) konserwacja urządzeń c.o. i utrzymanie ich w należytym stanie technicznym; 2) utrzymanie czystości i porządku pod względem sanitarnym, BHP i p.poż. w pomieszczeniach kotłowni, a także w pomieszczeniach przeznaczonych do przechowywania opału, usuwanie żużlu i popiołu piecowego; 3) utrzymanie wymaganej przepisami temperatury w pomieszczeniach biurowych i użytkowych; 4) oszczędna gospodarka opałem i właściwe jego składowanie /tzn. wrzucanie węgla do pomieszczeń do tego celu przeznaczonych; 5) eksploatowanie urządzeń ogrzewczych zgodnie z wymogami przewidzianymi przepisami BHP i p.poż.; 6) kontrola urządzeń ogrzewczych w terminach przewidzianych przepisami; 7) odgarnianie śniegu na schodach oraz drodze wiodącej do wejścia budynku Urzędu Gminy w okresie zimy; 8) w okresie wiosennym sprzątnięcie placu przed budynkiem Urzędu Gminy i wokół budynku, wszystkie prace porządkowe. VII. TRYB PRACY URZĘDU § 29. 1. Zasady podpisywania pism i decyzji, obieg dokumentacji, tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad archiwizowania akt określa instrukcja kancelaryjna. 2. Tryb załatwiania spraw określają właściwe przepisy oraz wprowadzone przez Wójta procedury. 3. Zasady postępowania z informacjami zawierającymi tajemnice ustawowo chronione regulują odrębne przepisy. 4. Zasady obiegu dokumentów finansowo księgowych, gospodarki majątkiem gminy oraz odpowiedzialność za rzeczowe składniki majątkowe w użytkowaniu, regulują odrębne przepisy. 5. Szczegółowe zasady i tryb funkcjonowania urzędu określa Regulamin Pracy Urzędu wprowadzony zarządzeniem Wójta Nr 19/03 z dnia 2 stycznia 2003 r. VIII. ZASADY I TRYB OPRACOWANIA I WYDANIA AKTÓW PRAWNYCH § 30. 1. Wójt wydaje akty prawne w formie zarządzeń i poleceń. Akty te nie są prawem miejscowym, poza zarządzeniami porządkowymi wydanymi na podstawie ustawy o samorządzie gminnym. 2. Procedurę tworzenia projektów aktów prawnych przygotowanych przez Urząd określa Wójt. 3. Projekt aktu prawnego należy przekazać do zaopiniowania właściwym komórkom i jednostkom organizacyjnym gminy. 4. Projekt aktu prawnego wymaga zaopiniowania przez radcę prawnego urzędu, a w przypadku powstania zobowiązań finansowych także przez skarbnika. 5. Polecenia dotyczą spraw mniejszej wagi i w stosunku do nich nie stosuje się ust.3 i 4 IX. ZASADY I TRYB PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW OBYWATELI § 31. 1.Wójt i sekretarz przyjmują skargi i wnioski obywateli w piątki, w ustalonych godzinach. 2. Pracownicy przyjmują skargi i wnioski klientów codziennie w godzinach pracy. 3. Ze skarg i wniosków zgłoszonych ustnie sporządzony jest protokół ustnego przyjęcia skargi lub wniosku. Protokół musi być podpisany przez wnoszącego i przyjmującego. 4. Szczegółowy tryb załatwiania skarg i wniosków klientów określają: ustawa, przepisy wydane na jej podstawie oraz procedury ustanowione przez Wójta. X. TRYB WYKONYWANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W URZĘDZIE. § 32. 1. Nadzór nad kontrolą wewnętrzną sprawuje Wójt i do jego decyzji należy wykorzystanie wyników tej kontroli. 2. Celem kontroli jest badanie i ocena sprawności organizacyjnej kontrolowanych komórek oraz celowości, gospodarności, rzetelność i legalności ich działania, oraz wskazywanie osiągnięć i innych przykładów dobrej pracy - godnych upowszechniania. Ponadto ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych, wskazanie sposobów i środków umożliwiających usunięcie tych nieprawidłowości i uchybień. 3. Zadaniem kontroli jest zebranie informacji do podejmowania decyzji w celu zapobiegania powstawaniu nieprawidłowości. 4. System kontroli zewnętrznej obejmuje : 1) kontrolę funkcjonalną, której podlegają wszystkie stanowiska pracy; 2) kontrolę codzienną uproszczoną; 3) kontrolę problemową; 5. Kontrolę wewnętrzną funkcjonalną sprawują w ramach obowiązku nadzoru kierownicy komórek organizacyjnych urzędu lub sekretarz , a obejmuje ona: 1) kontrolę wstępną, która ma na celu zapobieganie nielegalnym działaniom; 2) kontrolę bieżącą, która ma na celu stwierdzenie, czy poszczególne operacje przy realizacji zadań przebiegają prawidłowo; 3) kontrolę następną obejmującą badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane; 6. Kontrolę zewnętrzną codzienną uproszczoną w zakresie realizacji powierzonych zadań i określonych w zakresie czynności wykonują indywidualnie: 1) sekretarz - w zakresie realizacji zadań kontrolnych, zgodnie z zakresem obowiązków, sprawnego funkcjonowania komórek organizacyjnych urzędu, rzetelności prowadzenia i załatwiania spraw służbowych, terminowości i jakości realizacji poszczególnych zadań, a także dbałości o podnoszenie poziomu efektywności pracy; 2) skarbnik - w zakresie gospodarki finansowej, obrotu składnikami majątkowymi i funduszu płac. 7. Kontrolę wewnętrzną problemową w jednostkach organizacyjnych gminy oraz komórkach organizacyjnych urzędu prowadzą na podstawie upoważnienia Wójta pracownicy w zakresie właściwości rzeczowej. 8. Procedurę przeprowadzenia kontroli określa Wójt. 9. Efekty kontroli problemowej wewnętrznej podlegają omówieniu na planowanych naradach pracowników urzędu lub odpowiednio na naradach kierowników jednostek organizacyjnych gminy. 10. Na każdym stanowisku pracy w urzędzie poza kontrolą wewnętrzną obowiązuje samokontrola zatrudnionych. XI. ZASADY PRZYJMOWANIA PRZEDSTAWICIELI ŚRODKÓW MASOWEGO PRZEKAZU. § 33. 1. Informacji o działalności urzędu udzielają dziennikarzom wójt, sekretarz, skarbnik, oraz osoby upoważnione przez wójta. 2. Pracownicy urzędu i kierownicy jednostek obowiązani są przygotować sekretarzowi pisemne opinie w sprawach krytycznych publikacji na temat ich działalności oraz odpowiedzi na zarzuty, jeżeli zostały one zawarte w wystąpieniach redakcji. Kopię odpowiedzi na krytykę prasową każdorazowo należy przekazywać Wójtowi. 3. Sekretarz wykonuje obsługę prasową Wójta i urzędu, a w szczególności : 1) przygotowuje do publikacji informacje o ważniejszych przedsięwzięciach i decyzjach Wójta; 2) organizuje konferencje prasowe Wójta; 3) prowadzi dokumentację prasową; 4) wykonuje czynności wynikające z polityki informacyjnej Wójta; 5) udziela odpowiedzi na krytykę prasową; 6) na polecenie Wójta bierze udział w spotkaniach i posiedzeniach, w których uczestniczą przedstawiciele urzędu. Płaska, dn. 25 maja 2006 r.