Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności urzędu w określony, jednolity sposób. Określają również obowiązki prowadzenia określonych rejestrów i ewidencji.

W celu rejestracji spraw napływających do urzędu zakłada się rejestry kancelaryjne zastępujące spisy spraw.

Poszczególne komórki organizacyjne urzędu prowadzą ewidencje, rejestry i archiwa, zgodnie ze swoim zakresem obowiązków :

SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY DS. ORGANIZACYJNYCH, KANCELARYJNYCH I KADROWYCH

- dziennik korespondencji ilościowy rejestr wpływów;

- rejestr pism specjalnego rodzaju;

- karta ewidencji czasu pracy;

- rejestr skarg i wniosków;

- rejestr akt osobowych pracowników samorządowych UG Płaska;

- rejestr wypadków przy pracy;

- rejestr chorób zawodowych;

- ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,

- rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw.

SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY DS. OŚWIATY, KULTURY, SPORTU I TURYSTYKI

- rejestr zaświadczeń wydanych przez komisje egzaminacyjne;

- rejestr aktów nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego;

- rejestr instytucji kultury.

- rejestr wniosków o przeprowadzenie postępowania egzaminacyjnego dla nauczycieli kontraktowych - ubiegających się o awans nauczyciela mianowanego.

SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY DS. OBSŁUGI RADY GMINY, JEJ ORGANÓW ORAZ PROMOCJI GMINY

- rejestr wniosków i interpelacji radnych;

- rejestr uchwał rady gminy;

- rejestr przepisów gminnych;

- rejestr wniosków i opinii komisji;

- rejestr zarządzeń wójta.

SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY DS. BUDOWNICTWA, BUDOWY I UTRZYMANIA DRÓG ORAZ GOSPODARKI KOMUNALNEJ

- rejestr wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu;

- rejestr decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym- działający od dnia;

- rejestr wniosków o sporządzenie lub zmianę miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego z chwilą zgłaszania wniosków;

- rejestr zaświadczeń o przeznaczeniu gruntów w planie zagospodarowania przestrzennego.

- rejestr wypisów i wyrysów

SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY DS. ROLNICTWA, LEŚNICTWA, OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ

- rejestr zezwoleń na wycinkę drzew i krzewów.

SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY DS. POZAMILITARNYCH OGNIW OBRONNYCH, POŻARNICTWA, I GOSPODARKI GRUNTAMI

- rejestr świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności;

- rejestr przedpoborowych;

- rejestr poborowych.

URZĄD STANU CYWILNEGO:

- rejestr dowodów osobistych,

- rejestr zapewnień,

- ewidencja ludności,

- rejestr wyborców.

- rejestr wydanych zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa(do ślubu wyznaniowego ze skutkiem cywilnym),

- księga urodzeń, małżeństw i zgonów.

- ewidencja działalności gospodarczej,

- rejestr zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

REFERAT FINANSOWY:

- ewidencja podatników,

- ewidencja upomnień zobowiązań pieniężnych,

- ewidencja tytułów wykonawczych zobowiązań pieniężnych,

- ewidencja upomnień podatku od środków transportowych,

- ewidencja tytułów wykonawczych podatku od środków transportowych,

- rejestr ulg inwestycyjnych,

- rejestr ulg żołnierskich,

- rejestr umorzeń zaległych zobowiązań pieniężnych,

- rejestr odroczeń i rozłożenia na raty podatku od środków transportowych,

- rejestr odroczeń terminów płatności i rozłożenia na raty zobowiązań pieniężnych,

- rejestr zaświadczeń o stanie rodzinnym i majątkowym,

- rejestr zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach,

- rejestr wydanych zaświadczeń uprawniających do otrzymania bonów paliwowych.

STANOWISKO DO SPRAW OBSŁUGI KASOWEJ

- archiwum zakładowe.

Rejestry dotyczące działalności organów gminy są jawne i mają do nich zastosowanie przepisy ustawy z dnia 6.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Pozostałe rejestry stanowią zbiory danych osobowych, które podlegają ochronie na mocy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Dane zawarte w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach mogą być udostępniane na zasadach określonych w przepisach prawa.

Udostępnianie należy do komórki organizacyjnej urzędu, stosownie do jej zakresu działania. W przypadku aktów nie udostępnionych zastosowanie mają zasady określone w ustawie o dostępie do informacji publicznej.

Na wniosek udostępnia się informację publiczną, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej. Dane osobowe udostępnia się na pisemny, umotywowany wniosek chyba, że przepis innej ustawy stanowi inaczej. Wniosek powinien zawierać informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazywać ich zakres i przeznaczenie.

Nie jest wymagany pisemny wniosek w przypadku informacji, której udostępnienie może nastąpić niezwłocznie.

Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, a także ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy.

Przepis szczególny może zezwalać na ich udostępnianie danych (powszechna dostępność, jawność).

Dane osobowe udostępnia się osobom i podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. osobom, których dane dotyczą, organom administracji publicznej, organom wymiaru sprawiedliwości, organom kontroli skarbowej, innym organom realizującym zadania ustawowe). Dane osobowe udostępnia się również innym podmiotom i osobom, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania takich danych ( wykażą interes prawny, uwiarygodnią interes faktyczny w otrzymaniu danych), a udostępnienie danych nie naruszy praw i wolności osoby.

Jeżeli przepisy odrębnych ustaw przewidują odmowę dostępu do danych lub dalej idącą ochronę niż to wynika z ustawy o ochronie danych osobowych, stosuje się przepisy tych ustaw.